Hintojen nousu ja kilpailu osallistujista askarruttavat kongressijärjestäjiä

ICCA selvitti kyselyssä, mitä asioita järjestöt painottavat kokouskohteen valinnassa ja mitkä ovat kongressijärjestämisen kipupisteet. Tulokset osoittavat, että järjestöjen suurimmat haasteet kongressien järjestämisessä liittyvät taloudelliseen paineeseen. Nousevat kustannukset ja sponsorointi‑ ja näyttelytulojen väheneminen ovat järjestäjien ylivoimaisesti merkittävimmät huolenaiheet. Taloudellisten paineiden lisäksi monet järjestöt kamppailevat henkilöstöresurssien kanssa: työmäärä on kasvanut, mutta tekijöitä on liian vähän, ja kokeneen henkilöstön rekrytointi koetaan vaikeaksi. Myös kilpailu osallistujista kiristyy, mikä lisää paineita tapahtumien sisällön ja vetovoiman kehittämiseen. 

Kongressikohteen valinnassa kustannukset nousevat selvästi tärkeimmäksi yksittäiseksi tekijäksi, noin 70 % vastaajista arvioi sen erittäin merkittäväksi. Seuraavaksi tärkein valintakriteeri on saavutettavuus ja lentoyhteydet. Myös taloudelliset kannustimet vaikuttavat kohteen valinnassa. Taloudellisten ja logististen tekijöiden jälkeen korostuvat joustavat sopimus- ja peruutusehdot sekä tilojen ja aikataulujen muokattavuus. Kestävyyteen liittyvät tekijät otetaan huomioon päätöksenteossa, mutta ne jäävät usein taloudellisten tekijöiden varjoon: hiilijalanjäljen mittaaminen ja ruokahävikin vähentäminen ovat erittäin tärkeitä vain pienelle osalle vastaajista. Kokonaisuutena kohdevalinta perustuu siis ensisijaisesti kustannusten, logistisen sujuvuuden ja sopimusten joustavuuden tasapainoon. 

Järjestöt ulkoistavat usein kongressien järjestämiseen liittyviä palveluja ammattimaiselle toimijalle. Suurin osa ulkoistaa rekisteröinnin ja majoitustenhallinnan, ja noin puolet järjestäjistä ulkoistaa näyttelyhallinnan ainakin osittain. Reilu kolmannes ulkoistaa sponsoroinnin, abstraktien käsittelyn sekä markkinoinnin ja viestinnän. Lisäksi noin viidennes käyttää ulkopuolista toimijaa sisällön kehittämisessä. Tämä korostaa ammattimaisten kongressijärjestäjien (PCO-toimistojen) merkitystä kongressien onnistumisessa.

Koronapandemia osoitti, että tapahtumat eivät aina suju suunnitellusti. Ennen pandemiaa kongressiala oli tottunut suhteellisen vakaaseen arkeen, jota vain satunnaiset poikkeustilanteet hetkellisesti häiritsivät. Kasvaneesta tietoisuudesta huolimatta järjestöjen riskienhallintavalmiudet ovat edelleen puutteellisia: 43 prosentilla kyselyyn vastanneista järjestöistä ei ole minkäänlaista strategiaa erilaisten riskien analysointiin tai niihin reagoimiseen. Niillä järjestöillä, joilla strategia on olemassa, varautuminen keskittyy useimmiten geopoliittiseen tilanteeseen, pandemiaan, sään ääri-ilmiöihin ja terrorismiin. Vaikka tietyt riskit tunnistetaan, kokonaisvaltainen riskienhallinta on yhä monilla järjestöillä puutteellista. 

Kyselyssä tarkasteltiin myös tekoälyn roolia kongressien suunnittelussa ja järjestämisessä. Lähes viidennes vastaajista kertoi, ettei käytä tekoälyä lainkaan. Tekoälytyökalujen käyttö on kuitenkin kasvanut huomattavasti edellisvuoteen verrattuna. Ylivoimaisesti yleisin käyttötapa on markkinointisisällön tuottaminen. Lisäksi tekoälyä käytetään kohteiden, kustannusten ja kapasiteettien vertailuun sekä raporttien ja kokouskoosteiden tuottamiseen. 

Järjestöissä käydään pandemian jälkeen keskustelua siitä, siirtyvätkö ne perinteisistä Tier one ‑kohteista (suuret kaupungit, joilla on tunnettu brändi, vahva infrastruktuuri ja hyvät kansainväliset yhteydet) edullisempiin Tier two ‑kohteisiin. Tunnettu kohde on yleensä kalliimpi, mutta suuremmat osallistujamäärät voivat kompensoida kustannuksia; toisaalta pienemmissä kaupungeissa kulut voivat olla edullisemmat. ICCA:n tilastot osoittavat, että vaikka pääkaupungit säilyttävät tärkeän asemansa kansainvälisten kokousten kohteina, suuri osa tapahtumista järjestetään muualla kuin pääkaupungeissa.

Tutkimuksen taustaa: Tutkimukseen vastasi 176 kansainvälisen järjestön edustajaa elo-syyskuussa 2025. 54 %:lla vastaajista on päämaja Euroopassa ja 24 % vastaajista pitää päämajaansa Pohjois-Amerikassa. 

Mikäli haluat tutustua tutkimukseen tarkemmin, ota yhteyttä Finland Convention Bureauhon. FCB vastaa Suomen markkinoinnista kansainvälisten kongressien ja yritystapahtumien kohteena sekä kansainvälisten järjestökongressien tilastoinnista Suomessa.